Formuläret externa dokument innehåller två avdelningar. I den övre delen definieras de externa dokumentens typer och med vilka program de externa dokumentet skall visas. I den undre avdelningen registreras dokumenten tillhörande respektive typ.
Maximalt 99 st olika dokumenttyper kan registreras. Maximalt 99 999 olika dokument kan registreras. Till varje objekt kan skapas referenser till 99 olika externa dokument.
När referenser till externa dokument görs, fodras en klar genomtänkt strategi av användaren. Dokumenten skall placeras i systemet på ett tillgängligt ställe för alla användare. De program som definieras till visning av dokumenten skall också vara tillgängliga för alla användare.
Beroende på typ av program som definieras till visning kan det externa dokumentet vara tiilgngligt för editering eller inte editerbart.
Funktionen utgör i grunder en start av ett externt program med en giltig parameter för programmet. Det innebär att funktionen kan definieras att “trigga” mängder av externa proceesser !
Fält Funktion/innehåll
Dokumenttyp: Beskrivande namn för dokumenttypen ( 30 tkn)
Kod: Genereras av systemet när dokumentypen skapas.
Program: (Bläddra) Programnamn inklusive sökväg till programmet. ( 240 tkn)
Exempel på program:
C:\Program\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE
Sökväg: (Bläddra) Sökväg till dokumenten anges. ( 240 tkn)
Observera att sökvägen skall ges med en
avslutande \ i teckensträngen
Exempel:
D:\DATABASE\EXTDOC\DOCUMENTS\CTRT\
Dokumentnamn: Beskrivande namn på dokumentet ( 30 tkn)
Filnamn: (Bläddra) Dokumentfilens namn och extension. ( 240 tkn)
Exempel: a10023.doc
Anv. till objekt: Check-boxen blir markerad om dokumenter
Refereats till något objekt.
För att registrera en ny dokumenttyp:
1. Bläddra fram till en tom post fältet dokumenttyper.
2. Ge dokumenttypens namn
3. Ge programnamn. Med bläddra funktionen kan programmet hittas.
Tips: Ofta är det enklare att finna en genväg till programmet än själva programmet.
Editera genvägen så finns programnamnet där.
Ta med programnamnet med kopiera (Ctrl+C) och
klistra in funktionen (Ctrl+V) till fältet i databasen.
4. Spara posten. Nu genereras en typkod till dokumenttypen.
För att registrera ett nytt dokument under en dokumenttyp:
1. Bläddra fram till den dokumenttyp som dokumentet tillhör.
2. Ge ett namn på dokumentet
3. Ge filnamn och extension för dokumentfilen
Observera: om bläddrafunktionen används, skall endast filnamnet och extension behållas i teckensträngen.
4. Spara posten.
Externa dokument kopplas till objekt antingen i geoformuläret eller i AutoCAD med modulen Externa dokument.
Visning av externa dokument kan endast ske via modulen i AutoCAD